¿Qué es la digitalización de documentos?
¿Necesitas digitalizar los documentos de tu empresa? Descubre ahora la importancia y el modo de hacerlo
La digitalización de los documentos significa transformar los documentos físicos en archivos digitales que se gestionan en un entorno virtual.
El proceso ya es una realidad en varias empresas. Al fin y al cabo, la agilidad de los mercados, la gran demanda de información y la necesidad de acceder a los archivos en tiempo real exigen procesos más rápidos y sencillos.
Si hace unos años todavía era necesario contar con algún elemento físico, como disquetes, CDs y pendrives, hoy la digitalización se realiza íntegramente en la nube.
Las empresas de todo el mundo están eliminando el papel con la digitalización de documentos y optimizando los procesos.
Sin embargo, además de entender qué es la digitalización de documentos, es importante saber cómo hacerlo y cuáles son las mejores herramientas para modernizar los archivos. Descubre en este artículo algunos consejos sobre cómo digitalizar la información y cuál es la plataforma ideal.
¿Cómo funciona la digitalización de documentos?
La digitalización de los documentos es una estrategia importante para gestionar los negocios. El concepto es diferente al de documento digital, creado a partir de un certificado digital y nacido en un entorno virtual.
En el caso de la digitalización, la empresa convierte un archivo que existe de forma analógica – el papel – en un soporte digital.
Al migrar los archivos del papel al formato digital, la empresa facilita la distribución y el acceso a la información, agilizando la rutina de los equipos.
Piensa en una gran sala llena de documentos. La búsqueda de una información concreta puede llevar horas, incluso cuando existen procesos de archivo bien definidos. Cuando los documentos están digitalizados, la búsqueda tarda unos segundos.
¿Escanear o digitalizar?
Al hablar de la digitalización de documentos, mucha gente puede pensar en el escaneo. En otras palabras: hacer una imagen digital de un documento físico. Aunque funciona para compartir virtualmente, este tipo de formato tiene muchas limitaciones.
La digitalización de documentos es un proceso algo más complejo. La idea es ir más allá del escaneo, transformando el archivo de tal manera que pueda ser indexado a algún software para permitir búsquedas de diferentes maneras.
En la práctica, esto significa que el documento gana un código binario con información que será leída e interpretada por los sistemas de gestión.
¿Por qué es importante la digitalización de documentos para la empresa?
Saber cómo escanear documentos es un paso importante en la evolución tecnológica de una empresa.
La transformación digital ha cambiado por completo la rutina de los equipos en las más diversas tareas; la documentación no es una excepción.
Archivos más organizados
La digitalización de los documentos permite un esquema de archivo mucho más organizado y, en consecuencia, eficiente.
Las cajas organizadas, las estanterías y los libros de registro pueden ser sustituidos por carpetas virtuales, identificadas electrónicamente según el objetivo, la actividad relacionada, los clientes o los proveedores.
Aumento de la productividad
Puede que no esté claro, pero la desorganización y el volumen de documentos físicos tienen un alto impacto en la productividad de los empleados.
Con un sistema de gestión de documentos, los equipos pueden invertir el tiempo que dedican a buscar archivos en tareas más estratégicas que marcan la diferencia en los resultados empresariales.
Datos protegidos
La información es el activo más valioso de una empresa. Precisamente por ello es fundamental garantizar la seguridad de los datos que circulan en los documentos.
La digitalización cuenta con elementos que protegen los archivos, además de determinar diferentes niveles de acceso, según el desempeño de cada empleado y la confidencialidad de los documentos.
Reducción de costos
Las empresas que digitalizan sus documentos también tienen un impacto positivo en sus finanzas. Esto se debe a que la conversión a archivos virtuales reduce la demanda de material de oficina, como papel y tintas de impresora, lo que garantiza un mayor ahorro.
Centrarse en la sostenibilidad
También es importante destacar la sostenibilidad. La reducción de papel y otros materiales ayuda a disminuir la eliminación de residuos en la naturaleza, lo que contribuye a reducir el impacto medioambiental de la empresa.
¿Cómo digitalizar los documentos?
Básicamente, la digitalización de documentos se realiza en 4 pasos:
Recopilación de documentos: en primer lugar, hay que hacer un estudio de los documentos existentes. Esta es una etapa que requiere mucha atención.
Clasificación: con los documentos recogidos, es necesario organizarlos según su finalidad/uso y criterios como la fecha o el nombre. Es esencial normalizar la clasificación para que el sistema funcione.
Digitalización: el tercer paso es la digitalización propiamente dicha. Los documentos deben ser escaneados en un orden inteligente y significativo. Es importante prestar atención a la nitidez de los archivos.
Indexación: por último, es el momento de definir los criterios de indexación que funcionarán según los parámetros de la plataforma de digitalización elegida.
Si tienes interés en conocer más acerca de este proceso has clic en el botón de “más información” y un asesor te atenderá de manera personalizada.
- Publicado en Noticias
La Tecnología Perfect Page de los escáneres Kodak, un aliado en su negocio
Aproveche la ciencia de imágenes avanzada con Tecnología Perfect Page para optimizar el escaneo
El escaneo de documentos es una piedra angular de la transformación digital, y la elección de la tecnología adecuada es esencial para obtener los resultados correctos.
Las capacidades de mejora de la imagen de un escáner pueden reducir drásticamente el tiempo dedicado al manejo de documentos y pueden ofrecer información más precisa a los flujos de trabajo automatizados. Muchas empresas pasan por alto los obstáculos relacionados con la calidad de la imagen, pero invertir en la tecnología correcta desde el principio puede generar grandes dividendos de inmediato.
Reduzca el tiempo gastado en la preparación de los documentos
La capacidad de alimentar lotes mixtos, tal como llegan, sin sacrificar la velocidad y garantizar un rendimiento constante y de alta calidad, presenta una gran oportunidad para que las organizaciones mejoren sus resultados. También reduce drásticamente el tiempo desperdiciado en la clasificación manual de los documentos.
El objetivo del equipo de procesamiento de imágenes avanzado de Kodak Alaris es eliminar por completo, con el tiempo, la preparación de documentos. Kodak Alaris tiene una sólida herencia en ciencias de la imagen, centrada en una calidad de la imagen sin paralelo para todo tipo de documentos.
La tecnología Perfect Page ofrece capacidades avanzadas para la mejora de la imagen, incluso para documentos muy complejos y lotes de documentos mixtos. Todas las características cubiertas en el resto de esta guía son fundamentales para la tecnología Perfect Page. Cuando considere su próxima inversión en un escáner, asegúrese de tener en cuenta todas las formas en que la tecnología adecuada
puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo, reducir costes y mejorar la precisión de sus operaciones de digitalización. Siga leyendo para obtener detalles sobre cómo Perfect Page mejora las imágenes para muchos de los tipos más comunes, y los más difíciles, de aplicaciones de escaneo.
Deskew y recorte automático:
Los correos entrantes rara vez llegan cuidadosamente organizados, especialmente cuando se mezcla el tamaño de los documentos. Las imágenes deben enderezarse para poder utilizarlas en futuros procesos, como el reconocimiento automático de texto, la escritura a mano o las marcas de verificación. La imagen debe enderezarse para que los lados del documento estén paralelos al borde de la imagen de salida. Dependiendo de la aplicación de escaneo, puede requerirse o no un borde negro. Los documentos con un borde negro considerable, como se ilustra en la primera imagen a continuación, afectan a cualquier uso posterior de la imagen. Por lo tanto, es clave recortar la imagen para capturar el área que solo representa el documento.
Un mal recorte puede causar problemas para localizar datos en los formularios. La mayoría de software todavía «encuentra» los datos utilizando las esquinas del documento como puntos de localización, en lugar de puntos de referencia, que es una mejor opción. Para documentos largos, el recorte debe basarse en un análisis de cuatro esquinas en lugar de un método de dos esquinas más la longitud, esto producirá resultados mejores para las páginas que no son perfectamente rectangulares, como se muestra en el ejemplo a continuación.
Orientación automática:
La capacidad de alimentar lotes de documentos mixtos horizontales y verticales en el escáner y lograr una serie de imágenes perfectamente orientadas, representa una gran mejora de eficiencia. A veces, las empresas necesitan escanear documentos horizontales a velocidades de producción más rápidas para evitar problemas de documentos que podrían afectar a la alimentación, como los bordes adheribles.
Una rotación fija de 90 grados de los documentos horizontales es un buen primer paso la mayor parte de las veces.
Para las veces en que los documentos se deslizan durante la preparación, el escáner debe ser lo suficientemente inteligente como para realizar ajustes de orientación sobre la marcha.
La orientación automática debe basarse en el contenido para detectar y corregir la orientación de los documentos, independientemente de cómo se alimenten. Para el escaneo doble apaisado, se recomienda una combinación de rotación predeterminada y orientación automática. Y para las organizaciones que trabajan a nivel internacional, esto debe funcionar independientemente del idioma utilizado.
Brillo automático:
No es necesario utilizar una copiadora para cambiar el brillo de un documento de bajo contraste. La tecnología de escaneo ajusta automáticamente la optimización del brillo de la imagen, que funciona sin pérdida de velocidad o de rendimiento en documentos en color y en escala de grises. Al hacer que los colores brillantes en cada imagen sean lo más brillantes posible, y los colores oscuros lo más oscuros posible, tanto la percepción de la calidad de la imagen como la legibilidad humana de los documentos mejoran significativamente. Esta característica es beneficiosa para el archivado de documentos.
Nitidez:
Al aumentar el contraste de los bordes en una imagen, el enfoque automático hace que los objetos de la imagen parezcan más nítidos. Esto mejora la apariencia del documento para mejores índices de lectura OCR.
Suavizado inteligente de color de fondo:
Los colores de fondo en una imagen de color o escala de grises pueden ser desiguales. El suavizado de la imagen minimiza la variación de color, proporcionando una imagen más limpia, que se parece más a un documento creado digitalmente. También reduce el tamaño de las imágenes comprimidas. Los documentos o formularios en los que el primer plano (por ejemplo, texto, líneas, etc.) debe ser más prominente, se pueden mejorar mediante un oscurecimiento inteligente del primer plano.
Eliminación de las rayas:
La tecnología de filtrado de rayas aborda uno de los problemas de calidad de imagen más comunes, las rayas negras verticales de una imagen original sin enderezar. Frecuentemente están causadas por el polvo que se acumula con el tiempo debajo de la carcasa del escáner. Se necesita una limpieza regular para evitarlo, pero la tecnología de mejora de la imagen puede eliminarlo o reducirlo cuando ocurra.
Eliminación de colores:
El uso de la eliminación del color es una práctica estándar durante el procesamiento de formularios automatizados, donde se requiere una imagen optimizada en dos tonos para mejorar los índices de lectura OCR. Las empresas a menudo utilizan formularios con diferentes mezclas de eliminación de colores. La tecnología inteligente puede identificar y eliminar electrónicamente múltiples colores dominantes o predefinidos para reducir la intervención manual y garantizar índices de lectura óptimos.
Segmentación de fotos:
Los documentos que contienen texto e imagen, como las solicitudes de pasaporte o las reclamaciones de seguros, deben tratarse de manera diferente. Al distinguir las fotos de las zonas de texto, la tecnología puede aplicar diferentes técnicas de procesado a cada área, y recortar las fotografías en las imágenes a color. Si se requiere una imagen bitonal, se puede utilizar la tecnología de difuminado automático que hace que la fotografía se vea casi como una imagen en escala de grises, mientras que otros elementos, como los códigos de barras, no se difuminan para garantizar su reconocimiento.
En conclusión la tecnología Perfect Page le permite:
• Reducir la preparación de documentos a tareas simples como eliminar grapas, sin necesidad de una clasificación previa.
• Procesar lotes mixtos de documentos sin clasificar su orientación, tamaño, tipo o forma.
• Aumentar significativamente los resultados OCR/ICR y reducir la gestión manual a una fracción.
- Publicado en Noticias
9 maneras en que el scanner Kodak ScanMate i940 logra hacer más con menos espacio
9 maneras en que el scanner Kodak ScanMate i940 logra hacer más con menos espacio
El Scanmate i 940 es una solución realmente sorprendente pues con un tamaño no mayor a 30 cm puede llegar a ser una solución bastante eficiente en su escritorio.
Preparamos una lista que resaltan algunos beneficios que ofrece este maravilloso escáner:
1. Permite ahorrar tiempo
• La funcionalidad de tecla inteligente realiza varias operaciones de digitalización y organización en forma automática.
2. Permite ahorrar espacio
• El scanner tiene un diseño compacto y altamente portátil que ocupa menos espacio en el escritorio.
3. Permite digitalizar en todos lados
• La alimentación USB ofrece la potencia de un scanner de escritorio con la flexibilidad de un scanner portátil.
4. Tiene buen nivel de compatibilidad
• Es compatible con la mayor parte del software de digitalización.
5.Crea imágenes nítidas, incluso mejora muchas de las imágenes originales.
• Digitalización de documentos de Perfect Page incorporada, que permite lograr imágenes excelentes con colores vívidos y texto nítido.
6.Digitaliza múltiples tamaños y pesos
• El alimentador automático de documentos de 20 hojas gestiona incluso tarjetas de presentación, tarjetas de identificación y tarjetas duras con relieve.
7.Mantenga los contactos al día
• Realice fácilmente modificaciones
y sincronice la información de las tarjetas de presentación en las aplicaciones de sus contactos.
8.Le brinda tranquilidad
• El scanner es de buena fabricación y ha sido probado, además que cuenta con garantía de fábrica de 12 meses
9.Permite la gestión remota
• Software Kodak Asset Management disponible para la gestión remota de determinados scanners Kodak en su red, incluso el scanner i940.
- Publicado en Noticias
ESCANER DE CÓDIGO DE BARRAS Y QR PARA LA GESTIÓN DE TU ALMACÉN
ESCÁNER DE CÓDIGO DE BARRAS Y QR PARA LA GESTIÓN DE TU ALMACÉN
En la Actualidad, todos los procesos van de manera acelerada y donde nuestros clientes ya no tienen tiempo para nada, ser eficaces en la administración del stock puede ser el factor que marque la diferencia entre tus competidores. Y para eso está pensado el Escáner de código de barras (que también funciona para los ya conocidos códigos QR). Está pensado para hacer que la gestión y control del almacén sea lo más rápida, eficaz y eficientemente posible. ¿Quieres saber cómo funciona? te lo explicamos.
¿QUÉ ES LA PISTOLA O ESCÁNER DE CÓDIGO DE BARRAS?
La pistola o escáner es el aparato encargado de registrar cualquier tipo de movimiento dentro del almacén. ¿Y por qué es tan importante? Porque su principal ventaja, es su integración instantánea e inmediata con cualquier software de gestión empresarial.
Este elemento indispensable funciona, como lector de código de barras, es decir, como escáner para cualquier movimiento de stock dentro del almacén. esto permite, acelerar mucho más los procesos de control de inventario, así como poder recibir información en tiempo real sobre el inventario, lo que sin duda es un factor determinante a la toma de decisiones a nivel de suministros de productos.
Pero… ¿Cómo funciona este escáner para almacenes? Este aparato no es más que un lector de código de barras, incluso códigos QR, que nos permite con una sola lectura, identificar todo un lote de códigos de barras. O lo que es lo mismo, permite acelerar mucho más el proceso de identificación y movimientos de inventario.
VENTAJAS DE LA PISTOLA DE ALMACÉN SEWOO
- Información: La información es poder, pero la información rápida es una ventaja competitiva . Esta herramienta, hace que podamos contar con información al minuto sobre recepciones de productos, entradas de inventario o materias primas, ventas y pedidos, embalaje y envío.
- Eficacia y eficiencia: La automatización de procesos, el crear una estructura que gire sobre este aparato, minimiza errores, haciendo que esa información sea mucho más veraz y fluya de manera rápida entre todos los agentes que intervienen en el almacén.
- Gestión de tiempo : Volvemos a insistir en que la automatización de estos procesos, la utilización de un terminal de escáner de códigos de barras y QR, consiguen una mejor organización del almacén y una reducción de tiempo en procesos internos.
- Reducción de costes: La reducción de tiempo, de errores, de quebraderos de cabeza hace que en última instancia, los costes derivados por la gestión del almacenaje se vean minimizados.
- Integración: Por último, y quizás más importante, este escáner nos permite conectar la información con tu software de gestión empresarial.
Sewoo ofrece una amplia gama de Escáneres de código de barras y escáneres Qr , con tecnología coreana de punta hacen que los procesos de su empresa sean rápidos y eficientes.
- Publicado en Noticias
Certificación Gold
AD/Bomesco fue reconocida como Authorised Distributor Gold
AD/ Bomesco, fue reconocido como Authorised Distributor Gold por parte de la Empresa Japonesa GLORY GLOBAL SOLUTIONS, esta certificación habilita a la empresa a comercializar exclusivamente los productos Glory en todo el territorio Nacional.
El desempeño demostrado por parte de AD/Bomesco, en la comercialización, marketing y sobre todo servicio post venta ha cumplido con los más altos estándares de calidad que exige la marca.
- Publicado en Noticias
Presentación GLR
Llegó el reciclador de efectivo GLR100, el equipo ideal para la banca
Llegó a Bolivia la nueva serie de recicladoras de efectivo GLR100, que hará más eficiente el trabajo en entidades bancarias, generará nuevas oportunidades, optimizará los costos y facilitará los servicios.
Las recicladoras GLR100 son máquinas inteligentes que ayudan al trabajo en las entidades financieras de todo el país, porque con un solo click se podrá saber con cuánto dinero cuenta el banco en la jornada, se podrá conocer los números de series de los billetes e identificar los billetes falsos.
“Hemos realizado un evento de tres días con 16 workshops con diferentes entidades financieras del país; llevamos ya 10 años trabajando con BOMESCO- AD en Bolivia como socio estratégico de oro en la región. Esta tecnología nueva tiene el objetivo de mejorar la calidad de vida del empleado y la mejor calidad de servicio al cliente, y además baja los costos operativos en el 50%, e incrementa las ventas por encima del 10%”, explicó el director senior de Marketing y Desarrollo de Comercial en América Latina Glory Global Solutions, Carlos Molina.
Los recicladores GLR100 serán implementados en las ventanillas de los cajeros, podrán identificar billetes falsos, los numeros de series y ayudarán con el conteo de billetes al momento de la apertura de caja y el cierre de la misma, liberando a los empleados del trabajo manual. Todo el dinero automáticamente será depositado en las bóvedas de seguridad de la sucursal bancaria con certeza.
“Los equipos GLR100 podrán identificar los números de serie, para los bancos es importante tener un inventario de saber cuánto dinero hay en cada una de sus sucursales y esto ayuda a tener una fotografía en toda la red del país de cuánto dinero hay. Estos equipos hacen una gestión inteligente del efectivo que se tiene en la red de todas las oficinas de la entidad”, explicó Molina.
Ya se tiene una base instalada en el país de más de mil equipos de tecnología Glory y este producto acaba de entrar a Bolivia y gracias a la buena aceptación ya se harán las experiencias pilotos.
“La aceptación de las entidades bancarias fue fantástica de la nueva generación del recicladores GLR100, se procederá a realizar los pilotos, esta nueva tecnología evitará tener errores contables y brindará una mejor calidad de servicio a los clientes. El impacto también será en el tiempo ya que reduce las filas y la espera”.
Hay tres tipos de recicladores GLR100; la tecnología pequeña, que es de mesa verifica y cuenta el dinero; la tecnología mediana que son los recicladores de alto rendimiento para empresas trasportadoras de valores que puedan ponerlas en las bóvedas. Y la tercera tecnología es la que sirve para el conteo, identificación y esta trabajará desde la bóveda de seguridad.
Molina dijo que para elegir la tecnología adecuada a cada entidad financiera se debe realizar primero un análisis, para que en función del volumen de clientes y el volumen de transacciones que proceda a la elección de una de las recicladoras
- Publicado en Noticias
¿Impresora térmica o impresora matricial?
¿Impresora térmica o impresora matricial?
La principal diferencia entre una impresora térmica y una matricial es el tipo de impresión. Las impresoras térmicas no utilizan cartuchos de tinta de ningún tipo, ya que la impresión se realiza desde el propio papel que utiliza, un papel especial de tipo termosensible que, al contacto, se vuelve de color negro. Por lo tanto, las impresoras térmicas de tickets sólo permiten impresiones en un color y, en algunos modelos más modernos, puede imprimir en color rojo o azul.
Al no consumir tinta, el coste por impresión es muy económico, ya que sólo necesita papel termosensible, las facturas de supermercados, farmacias, establecimientos de comida, los recibos de cajeros o los tickets de espera en bancos , por ejemplo, suelen estar impresos con impresoras térmicas.
Por lo que respecta a las impresoras matriciales o de matriz de punto, son las que imprimen mediante una cabeza de impresión que se desplaza sobre la hoja de izquierda a derecha por impacto, con una cinta de tinta que se apoya en el papel. Aunque el coste por impresión es bajo, una vez que se acaba la tinta, los consumibles que necesita no son tan económicos y de a poco van siendo carentes en el mercado.
Finalmente, aunque suelen ser usadas para imprimir etiquetas, recibos , o tickets, las impresoras matriciales son propensas a tener problemas en sus cabezales de impresión, dejando zonas sin tinta en los textos impresos, además que el tiempo de impresión es mayor en comparación con una impresora térmica.
En Bomesco , sugerimos a nuestros clientes que si tienen un negocio en el cual imprimen facturas, recibos , tickets o etiquetas , la mejor opción es adquirir una impresora térmica.
- Publicado en Noticias
3 Ventajas de las Impresoras Térmicas
Principales ventajas de comprar una impresora térmica
Por: Arturo Gutiérrez - Especialista en Marketing Digital
Para empezar… el cabezal de impresión de una impresora térmica consta de una serie de pines que se calientan mediante resistencias ubicadas en el cabezal de impresión, lo que hace que la película que cubre el papel reaccione para transferir la imagen al soporte. Para obtener diferentes imágenes para representar, el cabezal térmico especifica qué pines deben calentarse, e incluso en algunas impresoras, a qué temperatura deben calentarse.
En los últimos años, las impresoras térmicas se han convertido en las impresoras más utilizadas para imprimir códigos de barras, tickets, recibos, y facturas. La razón es que es muy barato imprimir porque el único consumible que tienes que comprar es papel, ya que no se usa tinta. Además, requiere poco mantenimiento ya que el cabezal de impresión no se ensucia como otro tipo de impresoras.
Por eso te mencionamos las ventajas de tener una impresora térmica en tu negocio.
3 Ventajas de las impresoras térmicas
- Económicas: Al no utilizar tinta, tan sólo hay que adquirir como consumible el papel. Además, el coste en mantenimiento es prácticamente inexistente.
- Silenciosas y precisas: Al no existir ningún mecanismo de percusión apenas son perceptibles, y los atascos de papel escasamente se producen.
- Pequeñas y compactas: No tiene mecanismos relativamente grandes, ya que el cabezal no tiene que percutir.
En conclusión, podemos decir que las impresoras térmicas son las más comunes entre las impresoras de facturas ya que existen en la gran mayoría de negocios en diferentes campos y funciones.
¿Y tu que otro tipo de ventaja podrías mencionar ?
- Publicado en Noticias
Search for posts
Recent Posts
-
KODAK Info Input 7: Poniendo en alto la vara de la inteligencia documental y la automatización
0 comments -
Mejora en la atención al cliente gracias a la digitalización de documentos en tiempo real en una entidad pública de financiamiento en Bolivia
0 comments -
¡Aumenta tu productividad laboral con la ayuda de la inteligencia artificial en las laptops Acer!
0 comments
Recent Comments
- arturo gutierrez en CENTRAL TELEFONICA IP KX-HTS32
- Virginia Pérez Bonifas en CENTRAL TELEFONICA IP KX-HTS32
- arturo gutierrez en Kodak Alaris S3100